第９期 无线互联科技 Ｎ０．９ ２０１５年５ Ｗｉｒｅｌｅｓｓ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｍａｙ，２０１５ 信息时代档案管理的全面深化改革 黄寅涛 （山西省大同市同煤集团档案处，山西 大同０３７００３） 摘要：档案是一种珍贵的社会资源，档案不仅记录了社会的发展变革，也是人们对历史进行研究分析的关键依据。随着信 息时代的到来，各类档案的重要性日渐突出。为了适应信息时代做好档案管理的新目标，提高档案利用效率的新要求，必须开 展档案管理事业的全面深化改革。 关键词：信息时代；档案管理；全面深化改革 随着科学技术的不断发展和社会进步，信息技术已经融 断开发档案信息资源。 合到我们生活的各行各业当中，信息技术对档案管理事业带 对档案管理人员自身素质的挑战。在档案管理过程中不 来了新的机遇。同时以**同志为核心的党中央要求开展 断应用新的信息技术，就要求档案管理人员熟练掌握信息化 全面深化改革，对档案管理事业提出了新的挑战。作为档案 的各项技术，熟知相关的操作知识，可以正确地处理一般的 管理工作者，要抓住机遇，迎接挑战，努力开展档案管理事 问题和困难。而且信息时代的档案共享、编研等活动，都需 业的全面深化改革。 要档案管理人员拥有相应的专业知识，才能适应档案全面深 １ 信息时代档案管理全面深化改革的必要性 化改革带来的挑战。 １．１信息时代档案管理的概念 对档案服务理念的挑战。传统的档案服务理念是坐等上 根据国家档案管理部门工作指导内容，档案信息化是在 门，提供档案资料的查阅服务。在全面深化改革的要求下，对 相关档案行政管理机构的统一组织和规划下，把现代信息化 这一服务理念也提出了挑战。信息化时代，很多行业都开展 技术应用到档案管理的全过程之中，开展对档案信息资源的 了服务对象的分析，进行定向投放。档案管理也要根据需要 “采集”保存和提供档案信息资源的利用服务。档案资源信 开展自身的服务模式转变，利用信息技术，建立快捷的查询 息化的本质是将传统的档案实体保管和管理利用的档案管 系统，对查询者建立浏览记录，系统依据记录向浏览者推送 理模式转变为“数字化”、“网络化”的档案管理模式。 相关的档案资料，更好地为利用者服务。 １．２信息时代档案管理的机遇 对档案安全和保密的挑战。将档案信息数字化、网络 在传统的档案管理模式中，档案实体都是以纸质形式 化存储，虽然极大地方便了数据的保存、查阅和共享。但是 进行管理和保存的，档案管理的方法也不够科学合理，对档 也为档案资料的安全和保密带来了挑战。电子档案存在容 案信息的利用率低，查找程序繁琐。随着科学技术的不断进 易被复制，修改后无痕迹，存储系统易被黑客和病毒攻击 步，档案管理的内容也不断发生着改变。档案管理的信息化 等特点。 已经成为了档案管理工作的主要趋势，信息化也为档案管理 ２ 信息时代档案管理全面深化改革的途径 工作全面深化改革提供了机遇。 ２．１转变管理观念，做好基础建设 档案是重要的记录和资料，是需要长期管理和保存的。 要让各级单位领导认识到档案管理的重要性。把档案管 以往传统的纸张档案资料，需要严格的管理模式，避免档案 理的信息化建设和全面深化改革放到本单位的年度工作计 资料受到虫害、潮、光、火灾等的破坏，不仅投入了较大的 划中，为档案管理设定目标，完善制度，制定考核目标。同时 人力物力，而且保存效果并不完美，依然存在氧化、老化的 要加大的档案管理的资金投入，将档案管理费用列入单位的 现象。纸质档案在进行查阅时，查阅难度大，查阅和检索的 年度资金支出预算中，要保证专款专用。良好的软硬件设施 效率较低，而且传统档案管理模式为了保证档案资料的安全 和专业的档案管理团队是档案管理信息化建设的基础和前 性，查阅程序严格，手续繁琐，不能有效发挥档案资料的作 提条件。 用。利用信息化的档案管理方式，即可以实现档案的数字化 在硬件设施中，要配备档案数字化所需的专业采集仪 存储，解决了档案的保存问题，提高了档案的安全性；还可以 器和存储设备，并且提供相配套的网络共享设备和专业的档 实现网络查询，能够不受时间和空间的限制进行档案资料的 案管理信息化基础设施平台。软件设施中，要有档案管理系 查询借阅，提高了档案的利用率。 统、用户查阅和检索系统、共享和保密系统等。 １．３信息时代档案管理的挑战 培养专业的档案管理团队，也是档案管理信息化的基础 对传统档案管理观念的挑战。传统的档案管理模式有着 条件，要强化档案信息管理人员的专业知识和技能培训力 明显的“重视保存，忽视利用”的观念，伴随着互联网和信息 度，开发档案信息管理人员的培养途径，逐步提高档案信息 技术的到来，资源“共享”的理念越来越深入人心。档案管理 管理人员管理理念、专业知识和技能。通过档案管理方面的 部门要积极主动地迎接信息时代的到来，改变自身观念，不 专业技术和业务知识的学习，培养一批档案基础知识扎实、 作者简介：黄涛（１９８３一），女，山西原平人，馆员，干事，研究方向：计算机与档案管理、缩微。 ７９— 第９期 ２０１５年５月 ＮＯ．９ 无线互联科技・设计分析 Ｍａｙ，２０１５ 专业技术过硬、有创新能力的高素质专业技术人才，使之成 为不但通晓档案信息管理、开发和服务知识，了解掌握现代 信息技术，还通晓现代科学技术发展的最新动态，可以广泛 涉猎档案各个学科、各门类技术知识的复合全能型高技能人 才，并具有较强的档案信息处理能力，这样才能真正为档案 用户提供优质高效的档案信息服务。 ２．２规范管理制度，树立管理标准 因为档案信息化是档案管理事业全面深化改革的探索 和尝试，没有统一的标准和现成的案例进行参考。所以档案 信息化的标准化和规范化程度较低，为档案信息化管理工作 带来了不便。不同单位、不同部门的档案管理人员信息化管 理方式不同、档案存储的格式、共享的方式不同，导致档案 信息缺乏规范性和标准性，增加了档案信息查阅和管理的难 度，增加了成本。 要加强档案信息化的制度建设，各档案管理单位应该依 据电子档案的管理规范，结合本单位的实际情况，制定出一 系列切实可行的档案信息化管理制度。将档案资料信息化过 程中的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，制 定详细的标准和工作流程。包括档案的归档时间，归档范围； 档案归档后电子文件的鉴定以及责任签署方式；电子文件的 动态管理流程，例如文件的使用、修改权限等等。让档案信 息化的过程做到有章可循，达到对全程开展有效的跟踪与监 控，并形成相关记录，为以后的查证工作提供依据。 ２．３创新服务理念，提高服务能力 在前文提到过，传统的档案管理服务理念已经遇到档 案事业全面深化改革要求的挑战。要创新档案管理的服务理 念，因为理念是行动的指引，只有更加积极和主动的服务理 念，才是提供优质高效的档案信息服务的保障。首先，转变旧 的观念，把档案管理部门和档案用户之间的关系，转变为档 案用户“被动”接受服务，档案服务部门“主动”提供服务。 要建立信息采集系统，收集档案用户的资料，并开展调查研 究，站在档案用户的立场上，感受档案用户的认知和体验， 挖掘出档案用户所需要的各种档案信息，从而为档案用户提 供更加优质高效的信息服务。对档案用户的研究主要应包括 档案用户类型、档案用户信息心理、社会因素对档案用户的 影响、档案用户信息需求的调查分析、档案用户获取信息、用 户吸收信息的机理、档案用户信息保证、用户信息培训、用户 研究方法论等方面的研究。档案信息管理单位和服务人员要 转变服务思想，提高服务能力，才能够提供更好的服务，吸引 更多的档案用户，最大限度地满足档案用户的信息需求，创 造更高的社会效益和积极效益发挥档案资源的作用。 ２．４加强资源建设，开展档案编研 信息技术是推动信息服务的主要动力，但是信息技术和 信息网络都是工具，真正的核心依然是档案资源。要加强档 案信息资源建设，尤其是档案信息的数字化和数字档案馆的 建设，开展资源整合，提高档案的价值密度。将档案信息集成 化、系统化，采用统一的管理模式，减少信息分散程度，利用 计算机技术与网络技术，实现档案信息的高效利用。 还要开展档案资料的编研工作，主动为领导提供决策依 据，为开展全面深化改革提供信息和数据，为史志编写者提 供详实准确的史料，满足档案用户的需求，对社会开展最实 际而有效的档案工作宣传，使公众了解档案、档案工作的重 要意义，进一步提高社会各界的档案意识，在此，档案编研 工作发挥了巨大的作用。 ３ 结语 档案是人类社会进步和发展的历史记录，是社会信息资 源，对社会和国家的发展有着不可替代的作用。在各级企事 业单位的日常管理工作中，档案管理是非常重要的一部分。 在全面深化改革的时代背景下，如何利用信息技术适应新时 期工作的新特点新要求，探索新时期工作的新方法新经验， 提高工作科学化水平，是档案管理工作者的长期努力方向。 【参考文献】 ［１］李宗富，张向先．大数据环境下档案信息服务创新探索［Ｊ］．兰台世界，２０１５（３）． 【２］赵云．浅析新形势下的电子档案管理工作［Ｊ］．德州Ｉ学院学报，２０１４（ｓ２）． ［３］刘蓓，刘江霞．浅谈档案管理的发展趋势一一档案管理的信息化［Ｊ】．价值工程，２０１２（４） Ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅ Ｄｅｅｐｅｎｉｎｇ Ｒｅｆ－ｏｍ１ ｏｆＡｒｃｈｉｖｅｓ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｉｎ ｔｈｅ Ｉｎｆ－０ｎｎａｔｉｏｎ Ｅｒａ ＨＵＡＮＧＴａＯ （Ｄａｔｏｎｇ Ｃｏａｌ Ｍｉｎｅ Ｇｒｏｕｐ ａｒｃｈｉｖｅｓ，Ｄａｔｏｎｇ ０３７００３，Ｃｈｉｎａ） Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ａｒｃｈｉｖｅｓ ｉＳ ａ ｋｉｎｄ ｏｆ ｐｒｅｃｉｏｕｓ ｓｏｃｉａｌ ｒｅｓｏｕｒｃｅｓ，ｔｈｅ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｎｏｔ ｏｎｌｙ ｒｅｃｏｒｄｓ ｔｈｅ ｓｏｃｉａｌ ｄｅｖｅｌｏｐｍｅｎｔ ａｎｄ ｒｅｆｏｒｍ，ｂｕｔ ａｌｓｏ ｔｈｅ ｋｅｙ ｂａｓｉｓ ｆｏｒ ｐｅｏｐｌｅ ｔｏ ｓｔｕｄｙ ａｎｄ ａｎａｌｙｚｅ ｔｈｅ ｈｉｓｔｏｒｙ．．Ｗｉｔｈ ｔｈｅ ｃｏｍｉｎｇ ｏｆ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ａｇｅ．ｔｈｅ ｉｍｐｏｒｔａｎｃｅ ｏｆ ａｌｌ ｋｉｎｄｓ ｏｆ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｉｓ ｂｅｃｏｍｉｎｇ ｐｒｏｍｉｎｅｎｔ—Ｉｎ ｏｒｄｅｒ ｔｏ ｍｅｅｔ ｔｈｅ ｎｅｗ ｔａｒｇｅｔ ｏｆ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｉｎ ｔｈｅ ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ａｇｅ，ａｎｄ ｔｏ ｉｍｐｒｏｖｅ ｔｈｅ ｅｆｉｃｉｅｎｃｙ ｏｆ ｆａｒｃｈｉｖｅｓ ｕｔｉｌｉｚａｔｉｏｎ，ｗｅ ｍｕｓｔ ｃａｒｒｙ ｏｕｔ ｔｈｅ ｒｅｆｏｒｍ ｏｆ ａｒｃｈｉｖｅｓ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅｌｙ． Ｋｅｙ ｗｏｒｄｓ：Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ ａｇｅ：Ｆｉｌｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ；Ｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅｌｙ ｄｅｅｐｅｎ ｒｅｆｏｒｍ ８０——